üzleti partnerek, ügyfelek részére

 

Tisztelt Partnerünk!

 

A Rotovill Kereskedelmi és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság (székhely: 7631 Pécs, Csikor K. utca 26., Cégjegyzékszám: 02-09-061694, adószám: 11003681-2-02, statisztikai számjel: 11003681-4754-113-02, képviseli: Gombkötő Béla ügyvezető), mint Adatkezelő üzleti partnerei, ügyfelei személyes adatainak kezelésére vonatkozóan az alábbiakról kívánja Önt tájékoztatni.

 

A ROTOVILL Kft. a jelen tájékoztatóban foglaltak alapján kezeli az Ön személyes adatait, amely adatkezelést Ön a tájékoztató elolvasásával tudomásul vesz.

 

1. Az adatkezelő

 

Az Adatkezelő a ROTOVILL Kft.

 

A ROTOVILL Kft. nem nevezett ki adatvédelmi tisztviselőt, tekintettel arra, hogy nem folytat olyan adatkezelési tevékenységet, amely miatt ez szükségessé vált volna.

2. Az egyes személyes adatkezelési területek (az érintettek köre, a személyes adatok kategóriái, az adatkezelés célja, jogalapja, az adatok törlésére előirányzott határidők, adattovábbítás esetében a címzettek kategóriái)

 

2.1. Honlapunkhoz kapcsolódó adatkezelések

A ROTOVILL Kft. nagykereskedelmi partnerei kiszolgálása céljából weboldalt, és ehhez az adminisztrátorok által ellenőrzött és engedélyezett (tehát nem automatikus) regisztráció alapján, külön belépési jelszóval használható webáruházat üzemeltet a www.rotovill.hu címen.

A honlap a regisztráció nélküli partnerei számára interaktív felületet nem biztosít, személyes adataikat ilyen módon nem gyűjti, tárolja. Az oldal sütiket (cookie-s) használ, amelyek kezeléséről bővebben itt olvashat.

A honlapon a regisztrációra a kapcsolódó tevékenységi körrel rendelkező bejegyzett cégek vagy egyéni vállalkozók képviselőinek / ügyintézőinek van lehetőségük. A regisztációkor a személyes adatok közül a név, cím (számlázási és szállítási), adószám, e-mail cím, telefonszám, ügyintéző nevét rögzítjük.

A regisztráció engedélyezésekor meggyőződhetünk a cég működéséről, az adatok pontosságáról, és további adatok kerülhetnek rögzítésre: átutalásos fizetés engedélyezése esetében bankszámlaszám, hatósági engedélyek adatai, stb.

A regisztrált partnerek adatai és megrendeléseik a Rotovill Kft. vállalatirányítási rendszerébe kerülnek, az adatok kezelése, a rendelések teljesítése a továbbiakban a normál üzleti partneradatok kezelése szerint zajlik, az ott megjelölt adatkezelési cél és jogalap alapján, és az ott jelölt határidőkig.

2.2. Üzleti partnereink személyes adatainak kezelése

Üzleti partnerkapcsolataink adatbázisában kezeljük:

• Vevő és beszállító partnercégeink képviselőinek nevét és aláírását;
• Ez előbbiek kapcsolattartóinak és ügyintézőinek kapcsolattartási adatait, azaz nevüket, telefonszámukat, esetleg fax számukat; szükség esetén beosztásukat, aláírásukat (pld. szállítólevél);
• Egyéni vállalkozó partnereink szerződéshez/számlázáshoz szükséges adatait, azaz nevüket, címüket/székhelyüket, a szállítási cím(ek)et, adószámukat, nyilvántartási számukat, bankszámlaszámukat; aláírásukat;
• Ezen partnerekre vonatkozóan kezeljük az adott partnerekhez tartozó megrendelésre vonatkozó adatokat, a bonyolított forgalom, tartozás/nemfizetés adatait.
• Magánszemély kiskereskedelmi vásárlóink esetében amennyiben nem nyugtát, hanem számlát kérnek, úgy nevüket, címüket, kérésükre adóazonosító jelüket.
• Minden olyan egyéb személyes adat, amelyre egy-egy adott, eseti adatkezeléshez szükség lehet (pld. általunk szervezett oktatásra vagy programra való jelentkezés stb.).

Ezen adatokat azon célból kezeljük, hogy az áruértékesítési szerződések megkötését elősegítsük, előkészítsük, azokat teljesítsük, az ehhez kapcsolódó szerződéses kötelezettségeinket teljesítsük, jogainkat érvényesítsük.

 

Ide tartozik tehát a kapcsolattartás célja a vevőkkel és beszállítókkal üzletek létrehozásának elősegítése érdekében, kérdések megválaszolása, ajánlatkérés- és adás; a szerződéshez kapcsolódó ügyintézés, számlázás, szállítás, reklamáció intézése; és a követelésbehajtás célja.

 

A megrendelésre vonatkozó adatokat belső elemzési és statisztikai céllal is felhasználjuk a jövőbeli jobb vevőkiszolgálás érdekében.

 

A kapcsolattartók/ügyintézők adatai oktatásszervezés vagy programszervezés céljából is kezelhetjük.

Adatkezelésünket elsősorban a GDPR rendeletben szereplő szerződés előkészítése, teljesítése jogalapján tesszük meg.

 

Az Ön hozzájárulása is jogalapot teremt az adatkezelésünkre, jellemzően a honlapon történő regisztrációjakor, annak elfogadásáig, a kapcsolati adatok önkéntes megadása esetében, vagy általunk szervezett programra (pld. oktatás vagy rendezvény) való jelentkezéskor.

 

Az adatok kezelését jogszabályok is előírják számunkra, elsősorban a már megvalósult szerződés/rendelés esetében, ilyenek pld. az adójogszabályok és a számviteli törvény.

 

Végül pedig a Rotovill Kft. vagy akár harmadik fél jogos érdeke is jogalapja lehet adatkezelésünknek, jellemzően a jogérvényesítés céljából történő adatkezeléskor.

Az Önről általunk kezelt adatok Öntől származnak. Ezek hiányában nem tudunk Önnel szerződni, kivéve az opcionálisan megadandó kapcsolattartási adatokat (jellemzően a nem-online értékesítés esetében az ügyintéző vagy kapcsolattartó neve és e-mail címe, telefonszáma). Vegye azonban figyelembe, hogy ennek – elsősorban az e-mail címnek – hiányában a kapcsolattartás nehézkes, az áruszállítás során szükséges egyeztetések és ezáltal maga az áru kiszállítása is lassulhat. Online értékesítés esetében a webáruházban ezen adatok is szükségesek az áruház használatához. Az általunk szervezett program esetében pedig az ehhez szükséges adatok hiányában nem biztos, hogy tudjuk részvételét biztosítani a programon.

 

Oktatási-programszervezési célú felhasználás és adattovábbítás az érintett önkéntes hozzájárulása jogalapján lehetséges, melyet a programra való jelentkezéssel, ráutaló magatartásával ad meg.

Azokat a személyes adatait, melyeket számviteli bizonylatok hordoznak (ilyenek a szerződések, számlák, és minden, az elszámolást alátámasztó dokumentum) a számviteli törvény előírása alapján a beszámoló benyújtásától számított 8 évig kezeljük, őrizzük.

 

Egyéb, a jogok érvényesítése szempontjából lényeges adatot a polgári törvénykönyv jogérvényesítés elévülésére előírt öt éves határidejéig kezeljük.

 

A kizárólag az Ön önkéntes hozzájárulásának jogalapján kezelt adatokat addig kezeljük, míg a cél meg nem szűnik, vagy Ön a hozzájárulását vissza nem vonja.

 

Az adatkezelői nyilvántartásainkba az Infotv. alapján bekerülő adatokat (így pld. az érintett jogai gyakorlására irányuló kérelmek adatait, vagy adatvédelmi incidens adatát) a kezelt adat törlését követő tíz évig köteles őrizni a Rotovill Kft.

 

2.3. Hírlevelek adatkezelése

A Rotovill Kft. hírlevél adatbázisában az arra – a korábbi regisztrációkor vagy a honlapon történő regisztráció alkalmával – önként feliratkozott partnerei nevét (vezetéknév és keresztnév) és e-mail címét kezeli, az ehhez tartozó partneréhez kapcsoltan.

Az adatkezeléssel célja, hogy az üzleti partnerei számára az érdeklődésükre számot tartó témákban tájékoztatás nyújtáson a Rotovill Kft.-ről, a termékekről, akciókról, hírekről, jogalapja pedig az érintett – azaz a feliratkozó – önkéntes hozzájárulása.

 

Az adat az érintettől származik, megadása nélkül a hírlevélre történő feliratkozás nem lehetséges. A hírlevél adatbázisban a feliratkozott adatait addig kezeljük, amíg hozzájárulását vissza nem vonja leiratkozási kérelme esetében véglegesen és visszavonhatatlanul törlésre kerül a hírlevél adatbázisból, oda csak újbóli feliratkozással kerülhet vissza.

A hírlevél adatbázisban szereplő adatokat harmadik félnek nem adjuk ki.

2.4. Önéletrajzok, álláspályázatok kezelése

A munkavállalásra jelentkezők által hozzánk benyújtott önéletrajzokat csak célhoz kötötten, azaz az üresedő pozíciók betöltéséhez, a munkavállaló felvétele érdekében és a cél megvalósulásáig, azaz megfelelő jelölt kiválasztásáig – vagy a jelölt alkalmazásáig – kezeli a Rotovill Kft.

Az így kezelt adatokat a jelentkezők maguk adják meg, ezek jellemzően a név, kapcsolattartási adatok (telefon, e-mail, postacím), végzettségre, szakképzettségre, egyéb jogosítványok és ismeretek meglétére, szakmai gyakorlatra, szakmai kompetenciákra, érdeklődési körre vonatkozó információk.

Az önéletrajzokat alapvetően a kiválasztási cél – azaz a pozícióra a munkavállaló stabil, tartós módon történő felvétele – megvalósulásáig őrzi a Rotovill Kft.

 

A kiválasztási folyamatban kiválasztott munkavállaló esetében a munkaszerződés megkötéséig kezeljük önéletrajzát.

 

A ki nem választott jelöltek önéletrajzát a kiválasztási folyamat végén a Rotovill Kft. belátása szerint külön értesítés nélkül megsemmisíti, vagy azt a kiválasztási folyamat értékelésétől, lezárásától számított fél évig (sikertelen próbaidős jelentkező vagy korai felmondás esetére) őrzi, amennyiben az érintett nem tiltakozik ez ellen. Az érintettet haladéktalanul értesíteni szükséges erről, és tiltakozása esetében az adatkezelést a Rotovill Kft. azonnal megszűnteti, az önéletrajz megsemmisítésre kerül.

 

A meghirdetett álláslehetőség nélkül benyújtott / fogadott önéletrajzokat a Rotovill Kft. belátása szerint külön értesítés nélkül megsemmisíti, a feladónak visszaküldi, vagy a benyújtó egyéb nyilatkozata hiányában azt a benyújtástól számított fél évig őrzi, esetleges üresedés esetére.

Az önéletrajzokkal kapcsolatos adatkezelésünkre jogalapot a jelentkező önéletrajza önkéntes benyújtása általi hozzájárulása adja, továbbá az önéletrajz hosszított őrzése esetében, az érintett adatkezelés elleni tiltakozásáig a jelentkező és a Rotovill Kft. azon jogos érdeke, hogy egy később nyíló pozícióra a jelentkező anyaga figyelembevételre kerülhessen.

2. 6. Kamera-rendszereink adatkezelése

A Rotovill Kft. üzlete és raktára kamerás megfigyelés alatt áll, külön kameraszabályzat rögzíti az adatkezelés további részleteit, melyről a megfigyelt objektumok irodájában tájékozódhat, vagy másolatot kérhet arról fenti elérhetőségeinken.

3. Tájékoztatás adatvédelmi incidens esetére

Az adatvédelmi incidens a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

 

Esetleges adatvédelmi incidens esetén – a jogszabályokkal összhangban – a Rotovill Kft. mindent megtesz a hatás mérséklésére, és intézkedéseket tesz ennek jövőbeli elkerülésére. Ha az incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár az érintett jogaira és szabadságaira nézve, akkor az érintettet haladéktalanul értesíti. Szükség esetén értesíti a hatóságot. Az incidensekről nyilvántartást vezet.

4. Automatizált döntéshozatal, profilalkotás
   A Rotovill Kft.-nél nem zajlik automatizált döntéshozatal vagy profilalkotással járó adatkezelés.

 

5. Adattovábbítás, személyes adatok továbbításának címzettjei

A rögzített személyes adatokat a Rotovill Kft. munkavállalói kizárólag a tevékenységükhöz szükséges mértékben ismerhetik meg.

A nevesített adatfeldolgozón túl a törvényi kötelezettség teljesítése vagy a jogi igény érvényesítése érdekében egyéb harmadik felek is hozzájuthatnak az adatokhoz (így különösen könyvvizsgáló, jogász, ügyvéd, behajtó, informatikus, NAV, társadalombiztosítási szervek, hatósági vagy szakhatósági ellenőrző szervek, bíróság, rendőrség, kötelező nyilvántartásba vétel stb.).

A Rotovill Kft. az érintett – azaz az Ön – személyes adatait csak a törvényi előírásoknak való megfelelés és a működési feltételeinek, szolgáltatásainak biztosítása céljából továbbítja külső szolgáltatóknak.

Egyes üzleti szolgáltatások igénybevétele során a külső szolgáltatók a célhoz kötöttség és adattakarékosság elvének betartása mellett limitált körű személyes adatait megismerhetik, ilyenek jellemzően telekommunikációs és postai és logisztikai szolgáltatónk, internetes tárhely szolgáltatónk, számláinkat vezető pénzintézetek.

A személyes adatok jogszerű megkeresés, illetőleg jogszabályi előírás alapján hatóságnak kerülhetnek továbbításra

Külföldre történő adattovábbítás nincs a Rotovill Kft.-nél (kivéve az érintett hozzájárulása alapján, külföldi út szervezésekor).

Egyéb adattovábbításra az Ön hozzájárulása mellett van lehetőségünk, pld. tanulmányút vagy partnertalálkozó szervezése kapcsán az utazásszervezőnek, szállásadónak, melyet a program ismeretében, az arra való jelentkezésével megadottnak tekintünk.

6. Az Ön – mint a személyes adatai kezelésében érintett – jogai, azok érvényesítése

6.1. Ön bármikor jogosult tájékoztatást kérni a Rotovill Kft.-től az általa kezelt, jelen tájékoztatóban is nevesített Önre vonatkozó személyes adatokról, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, továbbá arról, hogy kik és milyen célból kapják vagy kapták meg adatait.

 

6.2. Ön bármikor jogosult kérni a Rotovill Kft.-től, hogy helyesbítse az Ön pontatlan személyes adatait, vagy egészítse ki az Ön hiányos személyes adatait.

 

6.3. Ön bármikor jogosult kérni az Adatkezelőtől, hogy a rendelkezésére álló, elektronikus formában kezelt személyes adatait Önnek, illetőleg más adatkezelő részére általánosan használt formátumban átadja.

 

6.4. Ön bármikor jogosult kérni a Rotovill Kft.-től, hogy korlátozza az adatkezelést. Az adatkezelés korlátozása esetén a Rotovill Kft. a személyes adatok tárolása kivételével csak az Ön hozzájárulásával vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, vagy védelméhez, vagy más személy jogainak védelme érdekében kezelheti. Ön a személyes adatok kezelésének korlátozását kérheti, ha:

• Ön vitatja a személyes adatok pontosságát,
• az adatkezelés jogellenes, Ön a személyes adatok törlését ellenzi,
• a Rotovill Kft.-nek a személyes adatokra adatkezelés céljából nincs szüksége, azonban Ön jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez a személyes adatok korlátozását igényli.

 

A Rotovill Kft. az adatkezelés korlátozásának feloldásáról tájékoztatja Önt a feloldást megelőzően.

 

6.5. Ön bármikor jogosult kérni a Rotovill Kft.-től, hogy törölje az Ön személyes adatait.

A Rotovill Kft. törli az Ön személyes adatait, ha:

• a Rotovill Kft.-nek nincs szüksége a személyes adatokra abból a célból, amely célból gyűjtötte vagy kezelte,
• a személyes adatait jogellenesen kezelték vagy
• a Rotovill Kft. jogi kötelezettsége teljesítéséhez köteles a személyes adatokat törölni.

 

Érintett törlési kérelme esetében, amennyiben azt jogos érdek vagy jogszabályi előírás vagy bármely egyéb ok nem teszi lehetővé, úgy amennyiben lehetséges, a törlés helyett zárolást ajánlunk fel.

 

6.6. Ön bármikor jogjogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból tiltakozzon személyes adatainak a kezelése ellen, ha az kizárólag az adatkezelő vagy harmadik fél jogos érdekének jogalapján alapul. 

 

Ebben az esetben az adatkezelő a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha az adatkezelő bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

 

Ha Ön tiltakozik a személyes adatok közvetlen üzletszerzés érdekében történő kezelése ellen, akkor a személyes adatok a továbbiakban e célból nem kezelhetők.

 

A hozzájárulás alapján kezelt adatok esetében ennek bármely időpontban történő visszavonásához való jog nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét.

 

A Rotovill Kft. az érintett jogainak gyakorlását ingyenesen biztosítja kivéve, ha az érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, ilyenkor ésszerű összegű díjat számíthat fel, vagy megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést.

 

A Rotovill Kft. kérheti a benyújtó személyazonosságának hitelt érdemlő módon történő igazolását, ha megalapozottan feltételezhető, hogy a kérelmet benyújtó személy nem az érintett.

 

A Rotovill Kft. az adatkezeléssel kapcsolatos kérelmeket, azok benyújtásától számított legfeljebb 25 napon belül kivizsgálja, annak megalapozottságáról döntést hoz, és döntéséről a kérelmezőt írásban (vagy ha elektronikus úton nyújtották be, akkor elektronikus úton) tájékoztatja. Ez a határidő indokolt, bonyolult esetben 2 hónappal meghosszabbítható, az érintett ez irányú 25 napon belüli értesítése mellett, az ok megjelölésével.

 

 

7. Panaszkezelés, jogérvényesítés, jogorvoslat

 

7.1. Amennyiben úgy véli, hogy személyes adatait a Rotovill Kft. nem a tájékoztatóban jelzetteknek megfelelően kezelte, illetőleg a jogait maradéktalanul nem tudta érvényesíteni, úgy kérném, hogy a következő elérhetőségeink valamelyikén vegye fel velünk a kapcsolatot:

• személyesen az üzletünkben: 7631 Pécs, Csikor K. utca 26.
• e-mail cím: vevoszolgalat@rotovill.hu
• telefonszám: +36/72-443-533

 

7.2. Amennyiben nem ért egyet adatkezelési jogai érvényesítésére vonatkozó intézkedésünkkel, vagy személyes adataira vonatkozó jogainak megsértése esetén a hatósághoz az alábbi elérhetőségen nyújthatja be a panaszát:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság

Székhelye: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C

Elérhetősége: ugyfelszolgalat@naih.hu

 

7.3. személyes adatai kezelése során történő jogsértés esetén bírósághoz – választása szerint lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes törvényszékhez – is fordulhat.

 

A tájékoztatóban az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 Rendeletének („Általános Adatvédelmi Rendelet” vagy „GDPR”), az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvénynek („Infotv.”) és a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvénynek („Ptk.”) a rendelkezéseit követtük elsősorban.

 

Pécs, 2019. szeptember hó 01.

 

 

 

 

……………………………………..

ROTOVILL Kft.

képv.: Gombkötő Béla ügyvezető

Adatkezelő